SécuriGlobe inc. (faisant affaire au Canada sous le nom de SécuriGlobeMD) ( « SécuriGlobe », « nous », « nos » et « notre ») reconnait qu’elle a l’obligation d’adopter, d’implanter et de maintenir à jour des procédures répondant aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et de toutes autres lois en matière de protection des renseignements personnels qui s’appliquent dans chaque province où nous exerçons nos activités commerciales.
Nous nous soucions d’établir un processus transparent quant au respect de la vie privée de notre clientèle et nous nous engageons à respecter les déclarations suivantes sur la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et gérons les renseignements personnels en notre possession et sous notre contrôle permettant, directement ou indirectement, d’identifier une personne (« vous », « vos » et « votre »).
Un Chef de la protection des renseignements personnels a été nommé à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Il a pour rôle, notamment, d’assurer la conformité de la présente politique de confidentialité (« Politique ») au sein de notre organisation et la mise en œuvre de nos pratiques et procédures relatives au traitement de vos renseignements personnels. Il est également responsable du traitement de vos demandes relatives à vos renseignements personnels et d’agir comme interlocuteur avec les autorités responsables en matière de renseignements personnels, le cas échéant.
Notre Politique évolue constamment et elle s’appliquera aux différentes interactions que nous pourrons avoir avec vous au cours de notre relation d’affaires, par exemple lorsque vous interagissez avec nous sur notre site Web, lorsque vous nous faites parvenir de nouveaux renseignements personnels via des formulaires Web ou papiers ou par téléphone, lorsque vous déposez des documents sur nos sites de dépôt sécurisés, ou par tout autre moyen.
Nous mettons régulièrement à jour notre Politique. Cette dernière est rédigée de manière simple, claire et avec le plus de transparence possible. Nous voulons vous aider à mieux comprendre nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. La Politique a été mise à jour pour la dernière fois 08-08-2023
Au moment de recueillir des renseignements personnels, au moyen jugé le plus approprié, nous vous informons quant aux modalités de la cueillette, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels, et obtenons votre consentement avant ou lors de la cueillette de ces renseignements personnels.
Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant en personne, par l’entremise de notre site Web, par la poste, par courriel, par clavardage en ligne ou par téléphone. À titre d’exemple, nous pouvons notamment collecter vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, soumettez une proposition d’assurance, remplissez un de nos formulaires, achetez un des produits que nous distribuons, utilisez l’un de nos services ou communiquez avec nous.
Directement auprès de vous Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de nos représentants, incluant nos courtiers et nos autres représentants autorisés.
Directement auprès d’une personne liée Selon le produit ou le service que nous offrons, nous pouvons recueillir des renseignements auprès d’une tierce personne liée à vous. À titre d’exemple, cette personne peut être notamment un parent, un conjoint ou une autre personne à charge. Nous demandons leur consentement afin de recueillir vos renseignements personnels et ils attestent avoir obtenu votre consentement pour nous fournir vos renseignements personnels. Sachez que, même si nous obtenons vos renseignements personnels auprès d’une personne liée, vous conservez toujours un droit d’accès et de rectification sur vos renseignements personnels.
Nous recueillons uniquement vos renseignements personnels qui nous sont nécessaires pour vous servir nos services et produits d’assurance, respecter nos obligations et toutes autres fins déterminées avant la collecte. Dans le cadre de la distribution des produits d’assurance que nous offrons ou de la prestation de nos services auprès de vous, nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet, tels que :
Renseignements d’identification
Renseignements d’authentification
Renseignements financiers
Renseignements médicaux
Renseignements sur vos services et produits
Renseignements sur vos services et produits
Renseignements sur les communications découlant de votre relation avec nous
Autres renseignements
Sachez que ce sont des exemples. Certains de ces renseignements personnels sont recueillis uniquement pour des produits et services précis. Conséquemment, nous ne recueillons pas les renseignements personnels qui y sont associés si vous ne détenez pas ces produits et services. Pour plus de clarté, par exemple, les renseignements financiers découlant d’une réclamation sont recueillis uniquement dans les cas où vous nous soumettez une telle réclamation.
En fonction des différentes interactions que nous pourrions avoir avec vous et sous réserve des utilisations permises par la loi, les renseignements personnels que vous nous fournissez ou qui sont recueillis auprès d’un tiers peuvent être utilisés aux diverses fins suivantes :
Vérifier votre identité
Évaluer votre admissibilité aux produits et services demandés
Administrer nos services et des produits de certains assureurs
À des fins administratives internes
Autres utilisations
Nous limitons les renseignements que nous fournissons aux personnes autorisées aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.
Aux fins énumérées plus haut, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains tiers à qui il est nécessaire de les communiquer aux fins auxquelles ces renseignements sont recueillis incluant, aux personnes suivantes :
Au sein de notre organisation
Au sein de notre organisation, l’accès à vos renseignements personnels est limité à nos employés, nos dirigeants, nos administrateurs, nos mandataires, nos consultants, nos agents et nos représentants autorisés qui ont besoin d’accéder dans l’exercice de leurs fonctions.
À votre assureur
Nous communiquons vos renseignements personnels auprès de l’assureur avec lequel vous choisissez de souscrire à une couverture d’assurance voyage.
À des partenaires et fournisseurs
Dans les contrats conclus avec ces partenaires et fournisseurs de services, nous prévoyons des modalités relatives à la protection et au traitement de vos renseignements personnels. Nous leur exigeons notamment de préserver la confidentialité de ces renseignements personnels, d’utiliser ces renseignements personnels qu’aux fins de l’exécution du contrat, de procéder à la destruction des renseignements personnels à l’issu du contrat, de notifier notre Chef de la protection des renseignements personnels toute violation et toute tentative de violation des obligations de confidentialité ainsi que d’autoriser les vérifications relatives à leurs obligations de confidentialité par notre Chef de la protection des renseignements personnels.
Aux entités auxquelles vous avez consenti à ce qu’elles nous transmettent vos renseignements personnels
Aux autres entités autorisées en vertu d’une loi ou d’une réglementation
Aux autorités, tribunaux et d’autres organismes d’application de la loi
Nous devrons parfois communiquer certains de vos renseignements personnels lorsque la loi l’exige, comme dans le cas d’un mandat de perquisition, d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une assignation à témoigner. Il est également possible que nous soyons dans l’obligation de devoir communiquer vos renseignements personnels à des autorités réglementaires comme l’Autorité des marchés financiers (« AMF »).
Encadrement des membres de notre personnel
La protection de la confidentialité des renseignements personnels de nos clients est importante pour nous. Les membres de notre personnel accordent une grande importance à nos politiques et procédures en matière de sécurité et protection des renseignements personnels. Nous disposons d’excellents programmes de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels obligatoires pour tous nos employés. Nous nous engageons en tout temps à appliquer notre Politique de manière à respecter les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre de bonnes pratiques de l’industrie pour protéger les renseignements personnels que nous détenons et assurer un contrôle contre la perte, le vol et l’accès non autorisé à ces renseignements personnels, leur divulgation, leur reproduction, leur utilisation ou toute modification. Pour ce faire, nous avons aussi mis en œuvre des procédures, des pratiques et des normes raisonnables, appropriées et concordantes avec les exigences légales et réglementaires, incluant celles établies par l’AMF.
Nous appliquons des mécanismes de sécurité pouvant prendre plusieurs formes :
Mesures de sécurité administratives
• Limitation des accès à vos renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions
• Politiques et procédures en matière de sécurité et protection des renseignements personnels
• Formation et sensibilisation à la protection des renseignements personnels obligatoire des membres du personnel
Mesures de sécurité physiques
• Caméras de surveillance
• Carte d’accès aux locaux
• Agent de sécurité
• Verrouillage des espaces restreints aux personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions
• Entreposage sécurisé et numérisation des dossiers papier
Mesures de sécurité technologiques
• Mots de passe
• Chiffrement de données
• Système de gestion des accès
• Surveillance et contrôle pour détecter les activités suspectes
Toute donnée est classifiée selon des critères définis en fonction de son niveau d’intégrité, son niveau de disponibilité ainsi que son niveau de confidentialité. Les mesures de sécurités appropriées varient selon cette classification. Les données de nature sensible tels que les renseignements personnels sont protégés en conséquence.
Votre relation d’affaires avec nous pourrait vous amener à échanger des renseignements confidentiels avec nous par courriel. Cependant, vous comprenez que nous ne pouvons garantir la sécurité de tous les renseignements personnels que vous nous transmettez par courriel. Sachez que vous le faites donc à vos propres risques. De plus, lorsque vous communiquez avec nous par courriel, vous nous autorisez à communiquer avec vous par courriel. Afin d’assurer votre sécurité et la protection de vos renseignements personnels lors d’un échange de renseignements personnels par courriel, vous pouvez utiliser un logiciel de chiffrement ou un mot de passe.
De manière générale, nous visons à conserver vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la finalité pour laquelle nous avons obtenu vos renseignements personnels. Vous devez toutefois comprendre que pour nous permettre de nous gouverner à titre de courtier d’assurance de personne et selon les bonnes pratiques de l’industrie, notamment pour la détection de la fraude, ou encore pour nous permettre de nous conformer à des exigences légales ou réglementaires, il est possible que nous soyons dans l’obligation de conserver vos renseignements personnels pour des périodes plus longues. À cet effet, nous avons établi un calendrier de rétention des données qui est disponible à l’ensemble de nos employés. Ce calendrier de rétention permet d’aider notre équipe à mieux gérer vos renseignements personnels et assurer leur conservation conformément à la législation et la réglementation qui nous aient applicable.
À la fin de leur durée de conservation telle que prévue par notre calendrier de rétention des données, vos renseignements personnels sont détruits et/ou anonymisés de manière sécuritaire, conformément aux lois applicables, aux bonnes pratiques de l’industrie et à nos pratiques de sécurité adoptées de temps à autre. Pour plus de clarté, l’ « anonymisation » signifie que vos renseignements personnels ne peuvent plus permettre, de façon irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.
Vos renseignements personnels sont hébergés et traités dans nos serveurs et des serveurs appartenant à nos tiers fournisseurs. Nous prenons les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, conformément aux lois en vigueur en matière de renseignements personnels et à la présente Politique.
De plus, vous comprenez que tous les documents papiers comportant vos renseignements personnels que nous recevons sont présents dans nos structures informatiques. En effet, à des fins de sécurité et puisque nous sommes soucieux des enjeux environnementaux, nous favorisons désormais une culture sans papier. Conséquemment, nous procédons à la numérisation de ces documents papiers depuis plusieurs années et nous encourageons nos clients à utiliser nos formulaires électroniques et autres moyens de communications numériques pour réduire l’utilisation du papier.
Notez également que vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés et communiqués à l’extérieur de votre province de résidence et/ou du Canada. En effet, à titre d’exemple, vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés sur des solutions infonuagiques, lesquelles peuvent nécessiter le transfert de données à l’extérieur de votre province de résidence ou même du Canada. Ainsi, en nous communiquant vos renseignements personnels, vous consentez au transfert de vos renseignements personnels hors de votre province de résidence, notamment dans des pays autres que le Canada. Si vos données sont transférées hors du Canada, les autorités gouvernementales locales pourraient y avoir accès, en conformité avec les lois applicables du pays en question.
À la réception d’une demande écrite de votre part, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels afin de vérifier leur exactitude ou leur exhaustivité et, au besoin, vous pourrez demander que vos renseignements personnels soient mis à jour et/ou corrigés. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès.
Vous pouvez demander une copie de vos renseignements personnels qui sont en notre possession. Un montant raisonnable peut toutefois être exigé afin de couvrir les frais de transcription, reproduction et de manutention. Vous serez informé des coûts avant la reproduction des documents.
Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leurs collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez faire une demande de rectification par écrit. Nous y apporterons les modifications appropriées nécessaires. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez rectifier.
Vous pouvez faire une demande par écrit de supprimer des renseignements personnels vous concernant si ceux-ci sont périmés ou non justifiés par l’objet du dossier. Au-delà de ces droits, nous pouvons refuser toute demande de suppression de vos renseignements personnels. Notamment, nous pouvons refuser une demande de suppression de vos renseignements personnels si la conservation de vos renseignements personnels est requise dans le cadre de nos activités de courtier d’assurance de personne, est nécessaire à des fins de conformité avec une loi, un règlement ou avec une entente contractuelle, ou encore à toutes autres fins justifiant une telle conservation de vos renseignements personnels.
Dans un premier temps, vous pouvez présenter une plainte concernant vos renseignements personnels. Nous ferons enquête dans tous les cas de plainte. À la suite de cette enquête, si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation.
Si vous êtes d’avis que la loi n’a pas été respectée quant au traitement de vos renseignements personnels, vous avez également le droit de formuler une plainte par écrit auprès d’une autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels.
Vos demandes et plaintes sont très importantes pour nous. Des processus ont été mis en place afin que vos demandes soient traitées dans les 30 jours suivant leur réception. Sachez que, dans certaines circonstances permises par la loi applicable, la période de 30 jours peut être prolongée.
Pour toute information additionnelle concernant le traitement de vos renseignements personnels ou pour soumettre une demande ou une plainte relative au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez consulter les sections pertinentes de la présente Politique (vous pouvez utiliser la table des matières au début de la Politique pour vous aider à cibler plus rapidement les sections pertinentes) ou nous écrire à :
Chef de la protection des renseignements personnels
SécuriGlobe inc.
3030, boul. Le Carrefour, suite 803
Laval (Québec) H7T 2P5
Ou par courriel à :
renseignementspersonnels@securiglobe.com
Lorsque la loi nous permet de vous envoyer des messages électroniques commerciaux ou lorsque vous consentez à recevoir des messages électroniques commerciaux de notre part, vous comprenez que cette correspondance peut comprendre notre infolettre, des contenus informatifs, des offres exclusives de produits et services ou des invitations à participer à des concours.
En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement et vous désabonner depuis les courriels commerciaux de SécuriGlobe, en cliquant sur le lien « Se désabonner » dans le bas du courriel.
À la suite de votre désabonnement, nous vous retirerons de nos listes dans un délai maximum de 10 jours ouvrables, conformément aux dispositions de la Loi canadienne anti-pourriel.
Cette Politique relative aux témoins de connexion fait partie intégrante de notre Politique de confidentialité. Elle détaille l’utilisation que nous faisons des témoins de connexion et des technologies similaires sur nos sites Internet ainsi que vos options de gestion des cookies et vous aide à prendre des décisions éclairées sur les informations que vous souhaitez partager avec nous sur nos sites Internet.
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